Vi giver dig her 9 nemme tips, som kan gøre dig til en sand mester i Outlook.
Microsoft Outlook er et fantastisk program, hvilket understøttes af, at der er over 400 millioner aktive brugere på verdensplan. Hvis du er en af de mange, der bruger Outlook i det daglige, giver vi dig her 9 tips, der kan hjælpe dig til at blive endnu mere effektiv. Du kan både bruge Outlook til Mac og Windows.
Tip nr. 1: Sikkerhedskopier og gendan profilindstillinger og e-mail-konti
Dette tip er ment til dig, der skal skifte computer. For Outlook gemmer dine profiloplysninger, som blandt andet dækker over mailkonti, indstillinger, favoritmapper mv, i en Windows registreringsdatabase. Hvis du skal skrifte til en anden computer, kan du derfor med fordel vælge at eksportere denne database direkte. Dette tip er også velegnet, hvis du står i en situation, hvor du har behov for at gendanne din computer og derved også Microsoft Outlook.
Fremgangsmåden er som følger:
- Åbn registreringseditoren med regedit
- Gå til "HKEY_CURRENT_USER\SoftwareMicrosoft\Office16.0\Outlook\Profiles"
- Du vil se hver profil, der er oprettet, som en separat nøgle under profilnøglen
- Højreklik på den profil, du vil eksportere
- Vælg "Eksporter" i genvejsmenuen
- Du har nu taget en sikkerhedskopi/backup
Du kan nu gendanne din sikkerhedskopi ved at dobbeltklikke på den eksporterede registreringsdatabasefil. Derved bliver den nemlig importeret til Windows igen.
Hvis du har oprettet en Outlook-signatur, kan du også sikkerhedskopiere denne. Du finder dine Outlook signaturer i mappen "C: \ Brugere \ <brugernavn > AppData \ Roaming \ Microsoft \ Signaturer". Udfra denne kan du altid gendanne dem til enhver tid.
Tip nr. 2: Adresser modtageren direkte i e-mails
Du ved sikkert allerede, at du kan sende mails til flere modtagere i Outlook. Men ved du også, at du kan henvende dig direkte til en enkelt af disse modtagere direkte i mailteksten ved at trykke på @-tegnet? Du skal blot trykke på @-tegnet i din tekst og så kan du vælge den person du gerne vil skrive en mail til fra dit adressekartotek, for modtageren indsættes nemlig automatisk som modtager af mailen.
Tip nr. 3: Tip 3: Flyt aftaler ved hjælp af træk og slip
Det er nemt og hurtigt at flytte rundt på aftaler i din Outlook kalender. For du kan gøre det blot ved hjælp af træk og slip. Du kan nemlig vælge at trække en kalenderaftale over til den aktuelle dag i kanderen og derefter blot slippe den igen. Med dette tip kan du nemt og enkelt flytte rundt på dine aftaler i din Outlook kalender. Du kan både flytte aftalerne enkelte dage frem, men også flere måneder. Så behøver du aldrig mere stå uden en opdateret Outlook kalender.
Tip nr. 4: Skift emnelinjerne for mere effektiv søgning
Når du kigger ned over dine mails i Outlook, kan du se emnerne synligt øverst i hver mail. Men vidste du, at du kan redigere dette blot ved at klikke i emneområdet? Du kan med fordel bruge dette tip, hvis du gerne vil integrere vigtige oplysninger i dine mails, når du besvarer eller vidersender disse. Det kan blandt andet være oplysninger som kundenumre eller ordrenumre. Da Outlook indekserer dine emner, kan du på den måde også lettere finde frem til mails med effektive emnelinjer, når du laver en sægning.
Tip nr. 5: Brug tekstmoduler i Outlook
Hvis du gerne vil arbejde mere effektivt, kan du vælge at gemme visse tekstpassager, som du ofte bruger, som tekstmoduler i Outlook. For at komme i gang med dette tip, skal du gøre følgende:
Skriv teksten i en mail
Vælg "Indsæt -> Hurtige dele -> Gem valg i hurtigt reservedelskatalog" i redigeringsvinduet
Nu kan du til enhver tid vælge at indsætte denne tekst i andre mails. Du skal blot klikke på det gemte tekstmodul, eller du kan vælge at skrive navnet på tekstmodulet. For Outlooke kan genkende dine gemte tekstmoduler og du kan derfor hurtigt og nemt indsætte dem, så tit du har behov for dette.
Tip nr. 6: Gem en Outlook-mail som PDF
Et af de mest alsidige og udbredte filformater, som findes, er PDF. Derfor vil vi nu vise dig, hvordan du kan gemme dine Outlook-mails som PDF-filer. Hvis du gerne vil omdanne og gemme en Outlook-mail som en PDF, kan du gøre det på følgende måde:
- Åbn den mail, du vil gemme
- Klik på "Filer"
- Vælg "Udskriv"
- Vælg "Microsoft Print to PDF"
- Vælg "Udskriv", og "Gem udskriftsoutput" som åbnes
- Vælg den placering, hvor du vil gemme mailen
- Indtast et filnavn
- Klik på "Gem"
På denne måde har du konverteret og gemt din mail som en PDF-fil. Denne kan du nu åbne og videresende efter behov.
Tip nr. 7: Spar tid med Quicksteps
Hvis du ikke allerede er bekendt med Outlooks "Quicksteps", så er det måske på tide, at du lærer dem at kende. For Quicksteps hjælper dig med at skabe et godt overblik i dine mails. For du kan kategorisere dine mails, markere dem som læste eller flytte dem til bestemte mapper. Alt dette kan du gøre med ét enkelt museklik, hvis du har konfigureret Quicksteps.
For at komme i gang, skal du gøre følgende:
- Åbn en mail
- Højreklik på mailen for at åbne genvejsmenuen
- Find "Quicksteps"
- Vælg herefter "Manage Quicksteps"
- Vælg "Ny" for at oprette Quicksteps
- Derefter vælges "Rediger" og indtast et navn øverst i vinduet. Herved bliver handlingen gemt og kan hurtigt vælges i din Quicksteps-menu fremover
- Indstillingen "Tilføj handling" giver dig mulighed for at finjustere de nøjagtige trin, der skal udføres, når du vælger denne handling i din Quickstep-menu (såsom at tildele mailen en kategori eller flytte den til en bestemt mappe)
Du kan også vælge at slette de Quicksteps, du ikke længere har behov for, ved at klikke dem over i papirkurven.
Tip nr. 8: Opret kontakter hurtigere
Du ved sikkert allerede, hvordan du opretter kontakte i Outlook. Men ved du, at det kan gøres med et enkelt træk og slip? For hvis du modtager en mail fra en person, du gerne vil gemme i dine kontakter, kan du vælge at trække mailen over til ikonet for kontaktpersoner, mens du hover højre museknap nede. Derved vil Outlook automatisk oprette en ny kontakt udfra mailen. Outlook finder selv frem til de relevante oplysninger på kontaktpersonen og udfylder felterne med disse.
Tip nr. 9: Kryptering af mails i Outlook
Hvis du vil sende en sikker mail, kan du vælge at sende den som krypteret mail ved hjælp af den indbyggede funktion i Outlook til automatisk kryptering.
Før du kan vælge at sende en krypteret mail, skal du først have føjet et certifikat til nøgleringen på computeren. Når du har konfigureret dit signeringscertifikat på computeren, skal du konfigurere det i Outlook. Det kan du gøre på følgende måde:
- Under menuen "Filer" skal du vælge "Indstillinger > Sikkerhedscenter > Center for sikkerhed og rettighedsadministration"
- I højre side skal du nu vælge "Indstillinger for Center for sikkerhed og rettighedsadministration"
- I venstre rude skal du herefter vælge "Mailsikkerhed"
- Under Krypteret mail skal du vælge "Indstillinger"
- Under Certifikater og algoritmer skal du klikke på "Vælg og vælge S/MIME-certifikatet"
- Tryk på "OK"
- I en mail skal du vælge "Indstillinger"
- Derefter vælges "Tilladelser"
Herefter kan du skrive din mail og sende den som krypteret.
Effektiv Outlook
Vi håber, at du med vores 9 tips kan blive endnu mere effektiv, når du arbejder med Microsoft Outlook. Du kan prøve dig frem, og selv finde frem til, hvilke tips du synes passer bedst til dig og din hverdag.
Selvom Outlook generelt er meget stabilt, kan du nogle gange godt opleve, at Outlook er langsom. Eller du kan ligefrem være så uheldig at din Outlook bliver ved med at crashe. Der er ikke meget, der kan være mere dræbende for effektiviteten, end nå selve programmet bare ikke virker som det skal. For dette går både ud over brugeroplevelsen og kan koste dig mange frustrationer. Der kan være flere årsager hertil. Hvis du oplever dette, har vi tidligere skrevet et par guides, der kan hjælpe dig med disse problemer.