Vi giver dig de 10 bedste Microsoft Excel tips til PC og Mac.
Vi har lavet en 10 top over Microsoft Excel tips, der kan gøre dig til en ren troldmand indenfor regneark. Alle tips kan både bruge, hvis du har en computer, der bruger Windows, men også hvis du har en Mac.
Microsoft Excel
Microsoft Excel er et regneark, der er udviklet af Microsoft. Programmet kan både bruges til computere der bruger Microsoft Windows operativsystemet og til Apples Mac computere. Microsoft Excel er kendt af mange og er det mest udbredte regneark i verden. Den første version af Microsoft Excel blev kun kaldt Excel. Det udkom i 1985 og var dengang kun til Mac. Versionen til Windows udkom først 2 år senere.
Tips til Microsoft Excel
Hvis du er nybegynder til Microsoft Excel kan du nemt blive overvældet af den kæmpe mængde værktøjer og menuer, der er tilgængelige. Ja, det kan brugere, der har arbejdet med Microsoft Excel i lidt længere tid også blive.
Vi har lavet en liste over 10 nyttige tips og værktøjer, som du kan få brug for, når du skal oprette det regneark, du har brug for. Du kan også bruge vores tips til at finpudse et eksisterende regneark.
Tip nr. 1: Autofyld
Er du nybegynder i Microsoft Excel, kan du hurtigt komme til at føle, at det er meget tidskrævende at indtaste alle dine data i dit Excel regneark. Men du behøver ikke nødvendigvis at sidde og taste i flere timer. For Excel er udstyret med funktioner, der kan hjælpe dig med at fremskynde processen. Hvis du eksempelvis indtaster en række oplysninger, kan Excel genkende dette og automatisk udfylde dataene i stigende eller faldende rækkefølge efter behov.
Et eksempel kan være, at hvis din kolonne er en liste over fortløbende datoer. Så kan du nøjes med at indtaste den første dato og venstreklikke på den lille firkant i nederste højre hjørne af cellen. Hold museknappen nede, mens du træk nedad med musen. Så vil Excel følger datosekvensen for så mange celler, som du trækker, og udfylder resten af datoerne for dig. Dette kan spare dig for mange dyrebare minutter eller endda længere tid, hvis det er en opgave, du ofte skal udføre.
Tip nr. 2: Formater celler
Du kan være udsat for, at de data du taster ind i dit Excel regneark er eksempelvis valuta, datoer eller endda tid. Hvis cellerne i dit regneark skal håndtere en sådan størrelse, kan Excel tilpasse sig og behandle dem som denne størrelse. Du skal blot højreklikke på den celle eller den gruppe af celler, du har behov for, og klikke på 'Formater celler'. Så kan du anvende et det format på dine celler, som du har behov for. Dette kan spare dig for manuelt at skulle skrive symboler som $ eller % alt afhængigt af hvilken type formatering du har behov for. Dine indtastede data vil også opnå et mere ensartet og ryddeligt format. Tricket kan også hjælpe dig med at sikre, at dine matematiske formler giver mening, for eksempel hvis du skal lægge til eller trække fra. Der er mange forskellige muligheder at vælge imellem i denne menu, så du skal være i stand til at finde noget, der passer til dine behov.
Tip nr. 3: I dag
Du kan også bruge et Excel regneark, hvis du skal spore handlinger til styring af deadlines. Heldigvis har udviklerne hos Microsoft inkluderet en simpel formel til at lade dit regneark automatisk udfylde den aktuelle dato. Du skal blot skrive formlen "=TODAY()" i en celle. Så vises dags dato altid. Dette redskab kan bruges som et referencepunkt for andre celler for at hjælpe dig med at holde styr på deadlines. Hvis du eksempelvis har indlagt en række opgaver med deadlines i et Excel regneark, kan du få Excel til at give dig en status over, hvor mange dage, der er til de forskellige deadlines. På den måde får du et overblik over, hvor lang tid du har til rådighed til de forskellige projektdeadlines.
Tip nr. 4: Absolutte data $
Det er rigtig smart, at du kan udfylde data automatisk. Men du kan godt få behov for, at nogle af dine data skal være konsistente. Ved at tilføje et dollartegn '$' til en formel gør det dataene absolutte (altid de samme). Så vi tilføjer blot et dollartegn '$' foran de data, vi vil holde låst inde - det vil altid gælde for tallet / bogstavet direkte til højre for $. Når vi derefter trækker til autofyld, ændrer det dataene uden en $, men ikke dem med $.
Tip nr. 5: Betinget formatering
Det kan være, at du har udfyldt et Excel regneark, hvor du gerne vil have nogle af værdierne til at skille sig ud. Det kan eksempelvis være, hvis de er over budget eller inden for en bestemt tidsramme. For at kunne gøre dette skal du klikke på indstillingen Betinget formatering, som du finder på Excels værktøjslinje øverst. Der er tale om en smart funktion, der giver dig mulighed for at indstille regler for at få celler til at ændre deres udseende alt afhængigt af deres indhold.
Der er masser af forudindstillede muligheder at vælge imellem. Du kan eksempelvis vælge at fremhæve de 10 bedste værdier, data over eller under en bestemt værdi eller inden for et bestemt datointerval. Hvis du har mod på det, kan du også nemt selv oprette dit eget sæt regler og endda ændre celler, der indeholder bestemt tekst.
Tip nr. 6: Validering af data
Der findes også en smart funktion, der kan være med at minimere potentielle fejl i dit Excel regneark. For med datavalidering får du mulighed for at begrænse de typer data, der kan indtastes i en celle. Du får adgang til menuen med datavalidering ved at klikke på værktøjslinjefanen 'Data' og derefter finde knappen 'Datavalidering'.
Nu har du mulighed for at opstille specifikke regler for indtastningen. Det er med til at forhindre indtastning af den forkerte type data i dine celler. Du kan indstille cellerne til kun at angive datoer, tal osv. eller ligefrem oprette en liste over acceptable dataposter, som derefter kan vælges fra en rulleliste, når du klikker på de udvalgte celler. Datavalidering giver dig endda mulighed for at indstille din egen fejlmeddelelse, hvis de forkerte data indtastes!
Tip nr. 7: Formater pensel
Det kan være, at du har prøvet at bruge, hvad der føles som evigheder, på at få dit regneark til at se godt og præsentabelt ud. Det kan føles som et spildt arbejde, hvis du kun sidder tilbage med følelsen af, at du kun kan finde ud af at tilføje nye intetsigende og kedelige celler og føle, at du sat helt tilbage til start.
Men der er heldigvis hjælp at hente. For Excel har en indbygget funktion kaldet Formater pensel. Med denne kan du nemt kopiere og indsætte formateringen fra en del af regnearket til en anden (herunder talformatering eller eventuel betinget formatering, du måtte have tilføjet). Den virker lidt som copy - paste.
Du skal starte med at trække musen rundt i det format, du vil kopiere fra. Herefter skal du se efter knappen Formater pensel i øverste venstre hjørne af skærmen. Hvis du klikker på dette, kopieres formatet, som du derefter blot kan klikke på til de celler, hvor du vil have det sat ind.
Tip nr. 8: Sorter og filter
Det kan være, at du har oprettet et rigtig stort Excel regneark med masser af nyttige oplysninger. Dette kan godt gå lidt ud over overblikket. Så det er ikke sikker, at du lige kan finde det, du leder efter i dit regneark. Men bare rolig. Med sorterings- og filterfunktionen i Excel kan du nemt omorganisere dine data for at vise dig nøjagtigt, hvad du har brug for at se.
For at bruge denne funktion skal du fremhæve den øverste række i de kolonner, du vil medtage, og derefter finde knappen Sorter og filtrer. Den finder du på værktøjslinjen øverst på skærmen. Herved får du adgang til en rullemenu ved hver kolonneoverskrift, som du derefter kan klikke igennem og sortere dine data ved at stige / falde baseret på værdier eller alfabetisk.
Du kan også vælge at klikke på filtrene for at skjule angivne data, mens de matches med de relevante rækker.
Tip nr. 9: Grafer og diagrammer
Et af de mest kraftfulde og visuelle værktøjer, du kan finde i Microsoft Excel, er muligheden for at trække dine data ind i en enkel, men professionelt udseende graf med et klik på en knap. Dette kan få selv de mest undseelige data til at se både smarte og interessante ud. Denne funktion gør det også meget lettere at få øje på tendenser i de data, du arbejder med.
Hvis du gerne vil oprette en graf, kan du gøre det i ganske få steps. Du skal blot vælge de data, du vil medtage, og derefter klikke på knappen Anbefalede diagrammer. Denne knap funder du på værktøjslinjen under Indsæt.
Nu får du et diagram eller en graf, alt efter hvad der passer bedst til de data, du har leveret. Du kan både få søjlediagrammer og cirkeldiagrammer eller endda de mere avancerede Pareto-grafer. Når du er blevet lidt mere dus med det grundlæggende, kan du prøve at tilføje trendlinjer eller at bruge flere datasæt til den samme graf. Dette vil forbedre dine præsentationer yderligere.
Tip nr. 10: Gem
Gem, gem, gem! Det kan virkelig ikke siges tydeligt nok. Det aller vigtigste tip på denne liste er, at du skal huske at gemme dit Excel regneark løbende. For vi har vist alle befundet os i den situation, at pludselig er alt forandret. Det ene øjeblik kører det bare og du ligefrem spytter figurer ud med lysets hastighed og producerer de bedste resultater. Det næste øjeblik er det hele væk. Det kan skyldes mange ting. Der kan både være tale om et dødt laptopbatteri, en netværksfejl eller den frygtede 'Svarer ikke' besked.
Vi har nok alle prøvet at miste indtastede data. Jo større og mere funktionsrig dit Excel regneark bliver, jo større er risikoen også for, at det går ned, når det knuser dine tal og tegner dine grafer. Heldigvis vil mistede data ofte gendannes, i det mindste delvist, ved Microsoft dokumentgendannelse. Men det er ikke en risiko, du behøver at løbe. Så sørg for løbende at gemme dit regneark, mens du arbejder på det.
Flere smarte funktioner
Der kommer hele tiden nye smarte funktioner til, når du arbejder med regneark i Excel. Blandt andet har Microsoft tilføjet spændende funktioner til Excel, så du fremover kan indsætte billedfiler i dine regneark.
Vi har også tidligere skrevet om, hvordan du kan konvertere PDF til Excel. For med et PDF dokument er du afskrevet fra at lave ændringer, men efter en konvertering til Excel kan godt redigere i indholdet.
Hvis du føler, at du har brug for hjælp til dine Excel formler, så er der også hjælp at hente. For nu kan du få en AI robot til at lave dine Excel formler for dig.
Nu kan du mestre Microsoft Excel
Med disse 10 begyndertips, og du vil være i stand til at lave smarte, visuelle og funktionsrige regneark i Microsoft Excel. Disse tips er kun toppen af isbjerget, når det kommer til, hvad du kan få ud af Excel, men det er et godt sted at starte og giver dig et overblik over de mest bruge og smarte funktioner.